要清理WPS云空间，请登录到您的WPS账户，访问网盘，删除不再需要的文件或移动它们到本地存储。您也可以整理文件，删除重复或过大的文件，并压缩一些内容以节省空间。最后，清空回收站以彻底释放空间。

识别占用空间大户

查找文件大小排行

• 使用排序功能：在WPS下载好的网盘中，利用文件管理界面的排序功能，将文件按照大小进行排序。这可以快速显示哪些文件占用了最多的存储空间。
• 分析文件类型：关注特定类型的文件，如视频、音频和大型图片文件，这些通常是占用空间较大的主要文件。
• 使用专用工具：某些第三方存储分析工具可以与WPS网盘集成，提供更详细的存储使用报告和可视化数据，帮助识别大文件。

识别不常用的大文件

• 检查访问频率：查看文件的最后访问日期，识别出那些长时间未被打开或编辑的大文件。这些文件可能是清理空间的理想候选。
• 考虑文件的实际用途：评估文件的业务或个人价值。如果某些大文件在日常工作或个人使用中已不再需要，应考虑将其删除或移动到其他存储介质。
• 创建归档策略：对于那些不常用但需要保留的大文件，可以创建一个归档策略，将这些文件转移到成本较低的长期存储服务中，从而释放宝贵的云空间。

清理无用文件

删除重复或过时的文件

• 利用工具识别重复文件：使用WPS网盘的内置工具或第三方工具来扫描和识别重复文件。这些工具可以帮助您找出相同的或内容相似的文件，例如重复的文档、图片或音频文件。
• 手动审查和删除：对于那些不容易自动识别的重复文件，如不同版本的文档，手动审查文件版本和内容，删除旧版本或不再需要的副本。
• 定期进行文件清理：设定一个常规的清理日程，比如每月或每季度一次，系统地检查和删除过时或重复的文件，以维持网盘的整洁和有序。

清空回收站以释放空间

• 定期检查回收站：定期访问WPS网盘的回收站，查看其中的内容。有时候即使删除了文件，它们依然占用存储空间，因为它们被放置在回收站中。
• 彻底清空回收站：确认回收站中没有需要恢复的文件后，选择彻底清空回收站的选项。这将释放被这些已删除文件占用的空间。
• 使用自动清理设置：如果可用，设置自动清理回收站的选项，让WPS网盘在文件在回收站中存放一定时间后自动删除它们，从而避免长时间占用存储空间。

管理多媒体文件

压缩图片和视频文件

• 使用在线压缩工具：利用在线工具如 TinyPNG 或 HandBrake 压缩图片和视频文件。这些工具能有效减小文件大小，同时尽可能保持原有的质量。
• 调整分辨率和格式：降低图片的分辨率或转换视频格式可以显著减少文件大小。例如，将视频从高清格式转换为标清格式，或将JPEG图片保存为更压缩的格式如JPEG 2000。
• 批量处理文件：对于大量的图片和视频文件，使用批量处理软件一次性压缩，节省时间并统一文件格式，这样可以更高效地管理文件大小。

考虑外部存储选项

• 使用外部硬盘驱动器：将不常访问的大型多媒体文件转移至外部硬盘驱动器，这样既可以节省云空间，又能保证数据的安全备份。
• 利用其他云存储服务：考虑使用专门为大文件设计的云存储服务，如Google Drive或Amazon S3，这些服务通常提供较大的存储空间和更优化的文件访问速度。
• 网络附加存储（NAS）解决方案：对于需要大量存储并频繁访问的环境，配置一个家庭或办公室的网络附加存储（NAS）系统可以是一个成本效益高的选择。NAS系统支持远程访问，易于扩展，适合存储和共享大量多媔体内容。

整理文档和表格

删除未使用的草稿和旧版本

• 定期审查文档：设定一个定期检查的时间表，例如每季度或每年，审查所有文档和表格的状态。识别并删除那些过时的草稿和不再需要的旧版本文件。
• 使用版本控制系统：如果可能，利用版本控制系统管理文档，这样可以避免保存过多的无用草稿。系统可以帮助跟踪文档的修改历史，并只保留必要的版本。
• 优化文件命名规则：通过建立一套清晰的文件命名规则，可以更容易地识别和管理草稿和版本。例如，包括日期、版本号和状态（如“草稿”、“最终”）在文件名中。

归档重要文件

• 确定归档标准：制定一套标准来决定哪些文件需要归档。通常，重要性、使用频率和法律或监管要求是判断是否归档的关键因素。
• 使用专用归档工具：考虑使用专业的文档管理系统进行文件归档。这些系统不仅可以帮助您保存重要文件，还可以提供搜索和检索功能，使得访问和管理归档文件更为方便。
• 保持归档数据的安全性：确保归档的文件得到适当的保护，防止未经授权的访问和数据丢失。使用加密存储解决方案和定期备份策略，确保数据的安全性和可靠性。

利用云端工具优化存储

使用WPS内置的存储管理工具

• 探索存储分析功能：WPS网盘提供存储分析工具，帮助用户可视化地查看哪些类型的文件占用了最多的存储空间。这包括文件类型分布图和存储占用列表，使用户可以直观地理解存储使用情况。
• 利用文件清理功能：利用WPS的内置功能，自动检测并提示删除重复文件、过时文件和临时文件。这些工具帮助用户保持云存储的整洁，优化存储空间利用。
• 整理和分类文件：使用WPS网盘的工具，为文件和文件夹设置标签和分类。这不仅帮助保持文件组织的一致性，也便于在需要时快速定位特定文档或数据。

设置定期清理提醒

• 启用定期清理通知：在WPS网盘的设置中，用户可以设定定期清理提醒功能。这允许系统在到达指定日期时自动提醒用户进行文件审查和清理。
• 定制清理周期：根据个人或团队的工作习惯，可以定制清理周期。例如，如果文件更新频繁，可能需要设置较短的清理周期，如每月或每季度进行一次。
• 结合日历功能提醒：为了不忘记执行清理任务，可以将清理提醒与电子邮件或日历应用集成，确保在预定时间收到提醒。这样可以确保云空间管理成为例行公事，降低因忘记清理而导致的存储空间浪费。

考虑升级云存储计划

比较不同的存储扩展选项

• 分析各个云存储服务的特点：研究不同云存储提供商（如Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive）的服务特点，比如存储空间大小、数据传输速度、以及是否支持多用户协作功能。
• 考虑扩展性和灵活性：选择一个可以随业务成长而轻松扩展的云存储方案。评估不同服务商提供的存储计划是否允许用户根据需求随时增减存储容量。
• 检查安全和合规性功能：确保所选的云存储服务提供高级的安全措施，如端到端加密、定期备份及合规性支持，以保护存储在云端的敏感数据。

评估升级成本与好处

• 计算直接成本：明确不同云存储服务的费用结构，包括基础月费、额外存储空间的成本，以及任何可能的隐藏费用如数据访问费或高级功能费。
• 衡量效率提升：评估通过扩展存储空间带来的效率提升，比如文件访问速度的提高、更好的协作体验，以及通过远程访问数据时的便利性。
• 分析长远好处：考虑更大存储空间对业务的长期影响，如改善数据管理、降低本地存储需求和维护成本，以及可能的业务机会扩展。