在WPS中共享敏感信息时，应使用密码保护的共享链接，并设置文件为“只读”以防止信息被修改。确保只通过安全的方式（如加密的邮件）发送访问链接和密码给授权用户。此外，考虑设置链接的过期时间以提高安全性。

设置文档共享权限

选择合适的权限级别

• 分析内容敏感性：在决定共享权限之前，重要的第一步是评估文档包含的信息敏感程度。根据内容的敏感性和保密需求，选择不同的权限级别，如只读、评论或编辑权限。
• 适应不同角色需求：考虑到不同协作者的角色和任务，选择适当的权限级别。例如，项目领导可能需要编辑权限，而一般团队成员或外部审计人员可能只需查看权限。
• 利用自定义权限设置：在WPS下载好的应用中，可以对单个用户或用户组设定具体的权限，确保每位用户只能访问其所需的信息。这种精细的权限控制有助于防止数据泄漏。

定义用户访问范围

• 使用用户组分配权限：创建用户组并将协作者分组，可以简化权限管理和更新过程。例如，将营销部门的所有成员放在一个组中，并统一设置他们的访问权限。
• 设置时间限制的访问：为特定文档设置访问时间限制，如项目结束后自动撤销访问权限。这可以通过在共享设置中配置过期日期来实现，确保信息在项目结束后不再外泄。
• 监控和审核访问记录：定期检查文档的访问记录和历史，了解谁在何时访问了文档。这不仅有助于追踪信息流动，也是一种有效的安全审计手段，可以及时发现和处理不当访问行为。

使用密码保护共享链接

创建加密的共享链接

• 启用链接加密选项：在创建共享链接时，确保选择加密选项。这一步骤通常在生成链接的对话框中进行，可以通过勾选“启用密码保护”或类似选项来激活。
• 设置强密码：为共享链接设置一个强密码是保证文档安全的关键。建议使用至少12个字符，包括大写字母、小写字母、数字和符号的组合，以抵御密码破解攻击。
• 分发密码的安全方式：分享密码时，避免使用易被拦截的通信方式，如普通电子邮件或短信。推荐使用加密的通讯工具或面对面的方式通知密码，以确保信息安全。

管理和更新共享密码

• 定期更新密码：为了维护安全性，定期更改共享文档的密码非常重要。可以设置提醒，每隔一段时间（如每3个月）更新一次密码，特别是在涉及敏感信息的项目中。
• 控制密码访问权限：确保只有需要知道密码的人才能获取到密码。对于不同的文档和项目，可能需要设定不同的密码，并且仅共享给需要访问那些文档的人。
• 使用密码管理工具：为了有效管理多个共享链接的密码，可以使用密码管理器来存储和管理这些密码。这样不仅可以避免密码遗忘的问题，也能提高密码管理的安全性。

实施文档访问控制

设定文档的访问期限

• 使用WPS云服务设定过期时间：在WPS文档的共享设置中，可以设定一个具体的日期作为文档链接的过期时间。此操作确保在指定日期后，文档链接将自动失效，无法被访问。
• 定期审查和更新访问权限：对于长期项目或经常需要更新的文档，建议定期审查文档的访问权限和期限。根据项目的进展和参与人员的变动，适时调整访问期限和权限。
• 自动提醒功能：设置自动提醒，以便在文档访问权限即将过期时，提醒文档所有者进行审查。这有助于避免意外中断访问，同时确保所有访问都是授权和最新的。

监控文档访问记录

• 开启访问跟踪：在WPS文档的安全设置中启用访问跟踪功能，记录每次文档访问的时间、访问者身份和操作详情。这对于监控谁在何时访问了文档至关重要，尤其是在处理敏感信息时。
• 定期审查访问日志：定期检查文档的访问记录，分析访问模式和任何异常活动。如果发现未授权的访问或不寻常的下载行为，应立即采取措施调查并处理潜在的安全威胁。
• 使用高级安全工具：对于非常敏感或关键的文档，考虑使用更高级的安全解决方案，如集成的企业级数据安全和监控服务。这些服务可以提供更详细的监控功能，如实时警报和自动安全审计。

确保传输过程的安全

使用加密的传输方式

• 启用SSL/TLS加密：在发送任何敏感信息之前，确保使用安全套接字层 (SSL) 或传输层安全 (TLS) 加密。这些技术可以加密数据传输过程，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。
• 选择安全的文件传输服务：使用已知的、可信赖的服务进行文件传输，如支持端到端加密的云存储服务。避免使用未加密或安全性未知的文件共享方法。
• 定期更新安全协议：保持软件和安全协议的最新状态是保证数据传输安全的关键。定期检查并更新你的系统和应用程序，确保它们包含最新的安全功能和修复。

验证接收方的身份

• 实施多因素认证：在共享敏感文件之前，确保接收方通过多因素认证 (MFA)。这可能包括密码、手机短信验证码、或生物识别信息，以确保只有授权用户可以访问发送的数据。
• 使用数字签名和证书：通过数字签名或证书来验证接收方的身份。这些工具提供了一种方式来确认收件人是谁他们声称的那个人，提高了交易的安全性。
• 建立双向验证流程：不仅要验证接收方的身份，还应确保发送方的身份也得到验证。在双方之间建立一个明确的验证流程可以减少被中间人攻击的风险。

处理敏感数据的最佳实践

敏感信息的标记和分类

• 制定分类标准：创建一套清晰的分类标准，用于区分信息的敏感性级别。例如，将数据分为公开、内部使用、敏感和机密四个等级，每个级别都有明确的定义和处理指南。
• 应用标签系统：在数据存储和传输过程中，使用标签来标记敏感信息。这些标签不仅帮助在大规模数据环境中迅速识别敏感信息，也便于实施相应的安全措施。
• 持续监控与审计：实施持续的监控系统来跟踪敏感数据的存储、访问和传输情况。定期进行安全审计，确保所有敏感信息都按照既定的政策和程序进行处理。

数据最小化原则的应用

• 仅收集必要数据：遵循数据最小化原则，只收集完成特定业务目的所必需的数据。评估每类数据的必要性，避免过度收集无关信息，从而减少数据泄露的风险。
• 限制数据访问：确保只有在必要时，授权人员才能访问敏感数据。使用基于角色的访问控制（RBAC）系统，为不同的用户和团队分配适当的访问权限。
• 数据存储期限的管理：为存储的敏感数据设置合理的保留期限，并定期清理不再需要的数据。通过这种方式，可以最大程度地减少因数据过时或无关而带来的安全威胁。